בחירת משרד חדש עבור העסק שלכם נחשב למאורע בעל חשיבות יוצאת דופן. משאבים רבים מושקעים על מנת לאתר מיקום מתאים ונוח, כזה שישקף את ערכיו של העסק, ייצג אתכם נאמנה בפניי הלקוחות שלכם ויהווה אכסניה נעימה ויצרנית לצוות העובדים. אספנו עבורכם מס' סוגיות מרכזיות עליהן צריך לתת את הדעת טרם קבלת החלטה.
מיקום
למיקום נכון חשיבות אדירה בבחירת המשרד החדש שלכם. ראשית, ודאו כי לצוות שלכם נוח להגיע בכל בוקר למשרד ולצאת ממנו בקלות בשעות הערב. הרי אף אחד מאיתנו לא אוהב להשחית שעות ארוכות בדרכים. נסו לוודא כי המשרד ממוקם בסביבה נעימה המצטיינת במתן שירותים משלימים, דוגמת מסעדות ובתי קפה. הביאו בחשבון כי במידה ובכוונתכם לזמן לקוחות אליכם למשרד מקבל עניין המיקום משנה חשיבות. לא מעט עסקים שבחרו להתמקם במקום אליו התקשו הלקוחות להגיע מדווחים על ירידה בנפח הפעילות.
גודל
הבנה נכונה של גודלו של החלל לו אתם זקוקים מהווה שיקול מרכזי בבחירת משרד. מעוניינים לקחת שטח גדול יותר ולהשכיר לשוכרי משנה או להסתפק במקום עבור הצוות שלכם בלבד? האם אפשר לערוך התאמות במעטפת לטובת התאמה מושלמת? האם אתם מתכננים לגדול בקרוב? זכרו, לעניין השפעה של ממש על עמודת ההוצאות שלכם, הן בטווח המיידי והן בעתיד הקרוב והרחוק.
סטנדרט ורמת גימור
עצרו לרגע וחישבו מהם הפסיליטיז שחשוב לכם שיהיו במשרד החדש שלכם. מטבחון פרטי? אקוסטיקה משופרת? רצפת פרקט? משרדים פרטיים או שמא חלל עבודה משותף? חדר ישיבות שהוא רק שלכם? מהו הסטנדרט האישי שלכם ומהו הסטנדרט שהלקוחות שלכם מורגלים בו?
ניהול ואחזקה
הביאו בחשבון כי תחזוקה שוטפת של חלל העבודה שלכם נחשבת לאינטנסיבית הרבה יותר מזו של דירת מגורים. הצוות והלקוחות מייצרים תנועה ונוכחות בנפח גבוה ומכאן נובע כי עבודות תחזוקה שוטפת הם חלק בתי נמנע מן החבילה עצמה. בבנייני משרדים ישנה לרוב חברת ניהול הנדרשת לסוגייה הזו, נסו להבין מהי הזמינות וכמה מהר הם מגיבים לתקלות אופייניות.
גמישות
תארו לכם סיטואציה נורמלית לחלוטין בה אתם נדרשים להגדיל את צוות העובדים שלכם והמשרד הנוכחי אינו מתאים לקליטה של הצוות המורחב. האם בבניין החדש אליו נכנסתם קיימות אלטרנטיבות ראויות? הרי משרד חדש אמור להוות אכסניה של שנים לפעילות שלכם ובמידת הצורך עדיף לעבור קומה בבניין מאשר להעתיק את המשרד כולו לאחד אחר.
חברות ניהול בבנייני משרדים מודרניים מאפשרות לכם לעצב את החלל המוצע ע"פ הדרישה שלכם. דוגמאות? הצוות זקוק כרגע לשש עמדות עבודה אבל אתם מעוניינים לייצר שמונה כאלו לטובת גדילה עתידית. חדר הישיבות שלכם אמור לאכלס בישיבות הצוות עד 20 איש ואתם רוצים אותו בגודל מסוים. ודאו כי קיימת אפשרות משחק בחלוקת החלל ומהן העלויות הכרוכות בכך.
חנייה
חנייה הוא נושא חשוב מאין כמוהו בארצנו הקטנטונת. מקומות חנייה ייעודיים בבניין עצמו הם עסק למדי, הבינו כמה כאלו אתם מעוניינים לשריין והכניסו זאת לעמודת ההוצאות שלכם. במקביל, סיקרו את הסביבה כולה וודאו כי ישנם מגרשי חנייה זמינים במרחק סביר לצוות וללקוחות שלכם. אגב חנייה, בימינו גם מקומם של קורקינטים ואופניים חשמליים אינו נפקד ולרוב מוקצה להם שטח מיוחד בתוך הבניין עצמו.
סבלנות
אנחנו ממליצים בחום לראות יותר ממשרד אחד טרם קבלת החלטה. ראשית, העניין יסייע לכם להכיר טוב יותר את החומר הנלמד ולהבין מה יש לשוק להציע לכם. ההבדלים ברמת השירות והאחזקה משתנים מבניין לבניין, כמו גם שאר הסוגיות שציינו במדריך הקצרצר הזה. תנשמו עמוק וקבלו החלטה שקולה המבוססת על צרכים ורלוונטיות.
תיווך
תיווך היא נקודה רגישה במיוחד. כברירת מחדל רובנו נעדיף להימנע מתשלום דמי תיווך ולחסוך את הכסף להוצאות אחרות הכרוכות במעבר למשרד חדש. אבל שנייה אחת… פנייה למתווך מקצוען יכולה לחסוך לכם בהמשך הדרך סכומי כסף לא מבוטלים. הם מכירים מצוין את חוזי השכירות המקובלים (מייד נגיע לזה) ויודעים לשדך לכם משרד המתאים לדרישותיכם. בנוסף, הם מכירים את השטח מצוין ויכולים להציג לכם באזור בו בחרתם יותר מאופציה אחת ולעזור לכם לקבל החלטה נבונה ושקולה. זכרו כי זוהי פרנסתם ולכן הם דוחפים לקיום העסקה, עובדה שיכולה לסייע לכם רבות במשא ומתן שתנהלו על גובה השכירות המבוקשת. יש כאן לא מעט יתרונות שחשוב להביא בחשבון טרם היציאה לדרך.
חוזה
שמרנו את הדובדבן לסוף. זה הזמן להפשיל שרוולים ולצלול פנימה, כל פרט חשוב כאן וידיעת החומר בהחלט עשויה לחסוך לכם עוגמת נפש אמיתית. מהי תקופת השכירות בחוזה? האם מצוינת בה אופציה לתקופה נוספת וכמה זמן מראש עליכם להודיע עליה טרם המימוש? הרי המשרד שלכם הוא הפנים של העסק ולכן נשאף להישאר בו כמה שנצטרך. באותה נשימה, כמה מוקדם צריך להודיע על פינוי מוקדם ומהן ההלכות הכלכליות של העניין? האם קיים תשלום נוסף בגין עזיבה באיחור? אוקיי, נמשיך. האם מחיר השכירות צמוד למדד? לכמה תשלומים ניתן לחלק את דמי השכירות? באיזה מצב, ע"פ החוזה, יש להשאיר את הנכס לאחר העזיבה? ומה קורה עם ערבויות וביטוחים?
המלצתנו החמה היא להיעזר בשירותי עו"ד טרם חתימה על חוזה. אמנם הוצאה אבל שכירת משרד היא עניין במורכב ניואנסים קטנים וכל הפינות צריכות להיות סגורות כדי לחסוך מאיתנו הפתעות לא נעימות בהמשך הדרך.
לסיכום, מציאת משרד מתאים דורשת אורך רוח ועריכת מחקר מתאים. ככל שתעמיקו יותר בלמידת הנושא ישתפרו הסיכויים למצוא משרד המתאים לכם, הן במיקום ובנראות והן בתנאים הנלווים. התעכבו על הסוגיות שציינו מעלה, פגשו את הבעלים של הנכס והתרשמו ממנו, תנו לו גם להתרשם מכם.
בהצלחה.
נשמח לסייע בכל שאלה
השאירו לנו פרטים, ספרו לנו בקצרה כיצד נוכל לעזור ונציג שלנו יחזור אליכם בהקדם
